Skapa bättre presentationer

Du har något du vill berätta och du har mottagare som ska ta del av ditt budskap. För att den tid och det arbete du lägger ner på att förbereda din presentation verkligen ska ge något värdefullt tillbaka – ja, då behöver du tänka till. En sak vet vi. Gör du som du brukar kommer också resultatet bli detsamma. Om du vill mer eller annat nästa gång – ja, då behöver du också göra på ett annat sätt.

För att skapa värdefulla möten behöver du en pedagogisk och visuellt tydlig presentation med en genomtänkt berättarstruktur – skapad utifrån mottagarens behov, ditt budskap och vad du önskar ska hända i rummet. 

Presentationen är tänkt att ge ditt talade ord bildstöd. I regel används presentationerna istället som rena talmanus. 

Death by PowerPoint

Uttrycket “Death by PowerPoint” känner dom flesta till ( det är vid det här laget uttjatat) och ändå ser vi fortsatt presentation efter presentation som har för mycket text, oändliga punktlistor, diverse knyckta bilder och foton som spretar i olika uttryck. Vidare återfinns modeller och tabeller, olika typsnitt, pilar och former hit och dit. Allt blandat hej vilt utifrån en tanke om att “det ju ändå bara lite färg och form, det viktiga är ju innehållet.” Inget ont om PowerPoint. Det här gäller oavsett om du skapar din presentation i PowerPoint, i Keynote, i Miro, i Google Presentationer eller någon annan stans.

presentation-illustration-maja-larsson-bildverkstan
Knyckta foton, oändliga punktlistor, diagram och pilar hej vilt © Bildverkstan

Energin i rummet slösas bort

Resultatet blir att mycket av den energi som finns i rummet vid presentationens början snabbt konsumeras på att mottagaren behöver reda i det röriga visuella materialet som presenteras. Den energin kan du med en pedagogisk och visuellt tydlig presentation istället spara och använda för engagerande frågestunder och värdefulla diskussioner.

Det är inte verktygen det är fel på. Det är vad du gör av ytan som spelar roll.

Känns inget så händer inget

Har du tänkt på att den som talar också ofta är upptagen av sin egen presentation om den har formen av ett talmanus? Fokus ligger på att läsa innantill och klicka sig fram till nästa sida istället för att bibehålla kontakten med mottagaren. Denne känner sig å sin sida då lite oviktig och blir därför lätt oengagerad och omotiverad istället för att lyssna aktivt samt göra vakna, intressanta inspel som lyfter innehållet och tar arbetet vidare. Mötet känns helt enkelt inte. Och om det inte känns, då kommer heller inget hända. Oavsett hur viktigt innehållet är. Hänger du med?

 

Mottagare-illustration-maja-larsson-bildverkstan
Hushåll med mottagarens energi och skapa kommunikation som känns © Bildverkstan

Mottagarens behov och ditt budskap

Vad vill du ha presentationen till? Vad vill du att den ska hjälpa dig med? Vad vill du ska hända i rummet? Som jag ser det så ska din presentation: 

  • bära din berättarstruktur och stödja ditt talade ord
  • göra dig som talare trygg 
  • göra att du som talare sträcker på dig och känner dig stolt
  • signalera att åhöraren är viktig – omsorg har lagts på att dela berättelsen på bästa sätt
  • ta dig och mottagaren vidare i en arbets- eller lärandeprocess, omsorg har lagts på att göra innehållet lättillgängligt och begripligt
  • uppmuntra mottagaren att komma med frågor, tankar och inspel som kan föra arbetet vidare 
  • ge stöd för mottagarens koncentration och minne
  • locka till medskapande, fortsatt arbete och lärande

Presentation och utskick kräver två olika dokument

Om du vill att din presentation ska fungera också som utskick tycker jag att du bör bemöda dig med att göra två olika presentationer för att det ska bli riktigt bra. Eller rättare sagt skapa en presentation och ett utskick.

Presentationen ska ge ditt talade ord ett bildstöd och innehålla väl valda nyckelord och grafiska element som stödjer det du säger. Utskicket kan vara av mer koncentrerad form med förklarande och lite längre textstycken där mottagaren själv kan läsa och exempelvis repetera delar efter ett möte. 

Skapa hellre fler sidor men med färre innehållselement och gott om lugna, tomma ytor som lämnar plats för mottagaren att tänka själv.

presentation-utskick-illustration-maja-larsson-bildverkstan
Skapa en särskild presentation för utskick © Bildverkstan

Forma din nästa presentation i ett genomtänkt arbetsflöde

Att vi vanligtvis börjar ett arbete i textens värld är inte så konstigt. Vi är tränade i att tänka i texter redan från lågstadiet och i vår kultur värderar vi texten högre än bilden. Det blir tydligt bland annat i litteraturen. Ju äldre vi blir ju färre bilder återfinns i dom böcker vi läser. Jag kan tycka att det borde vara tvärtom.

Komplexa strukturer kan dra stor nytta av att vi arbetar mer visuellt

Komplexa strukturer kan dra stor nytta av att vi arbetar mer visuellt, i allt från det utforskande tankearbetet till utformning av kommunikation kring slutsatser och resultat. 

Bildbank-berattarstruktur-illustration-maja-larsson
Bildbank plus berättarstruktur ger dig god kontroll över kommunikationen © Bildverkstan

Bilderna möjliggör en snabb och effektiv arbetsprocess

En sak vet vi. Gör du som du brukar kommer också resultatet bli detsamma. Om du vill mer eller annat nästa gång – ja, då behöver du också göra på ett annat sätt.

Prova att starta i bilderna när du skapar din nästa presentation! Bilderna ger dig en bättre överblick och möjliggör en snabb och effektivt arbetsprocess där du rör dig från helhet till detaljer och därigenom kan säkerställa en tydlig och genomtänkt berättarstruktur. Det blir enklare för dig att skapa en berättelse som mottagaren vill ta till sig.

Rita enkla bilder själv eller köp en anpassad bildbank

Du kan rita enkla bilder själv eller köpa en för ditt budskap anpassad bildbank. Det kan vara en bildbank med illustrationer eller med fotografier. Eller både och.

Viktigt att tänka på är att fotografier är mer innehållsrika och detaljerade. Ett fotografi lockar oss till fler associationer än en enkelt ritad bild. Ibland är det önskvärt – andra gånger inte. Den ritade bilden, illustrationen, kan skala bort onödig eller oönskad information och säga endast och precis det du vill att mottagaren ska fokusera på. Kombinera den ritade bilden med ett nyckelord och du styr ytterligare mottagarens tolkning. Ditt budskap blir knivskarpt!

Presentationer-illustration-maja-larsson-bildverkstan
Presentationer © Bildverkstan

Få grepp om berättarstrukturen

För att få grepp om berättarstrukturen kan du ställa dig följande frågor: 

  • Vad vill du berätta om? 
  • Varför vill du berätta det här? 
  • Vem är det som ska lyssna till din berättelse? 
  • Vilka är mottagarens behov?
  • Hur ser förkunskaperna hos mottagaren ut?
  • Vill du att mottagaren ska bidra i processen och i såfall på vilket vis?
  • Hur får du åhörarna att känna något när dom lyssnar till dig? 
  • Vad vill du ska hända efter din presentation? 
Stall-fragor-illustration-maja-larsson-bildverkstan
Få grepp om berättarstrukturen innan du börjar fylla din presentation… © Bildverkstan

Skapa din presentation 

Skapa din berättarstruktur utifrån: vad är ditt budskap, vad är problemet och hur ser din lösning ut?

Förslag på arbetsgång:
  1. Rita och beskriv med några få ord vad ditt budskap är.
  2. Rita och beskriv med några få ord vad ditt problem / din utmaning är.
  3. Rita och beskriv med några få ord hur din lösning ser ut.
  4. Gör en lista på nyckelord du behöver bilder för…
  5. Rita bilderna själv eller använd bilder ur din bildbank / köp en för ditt budskap anpassad bildbank.
  6. Skissa upp din berättarstruktur på papper. Arbeta gärna mot en vägg för bättre översikt! Du kan med fördel arbeta med de olika delarna i din berättelse på separata papper så du enkelt kan justera ordningen tills du är nöjd. Sax och tejp eller kladdmassa är behändigt att ha tillhands när du arbetar. Vill du arbeta digitalt kan jag varmt rekommendera Miro.
  7. Utifrån bildmanuset skapar du sedan sidor i det verktyg du använder för dina presentationer.
  8. Lägg dina bilder på plats på sidorna, textsätt dessa mycket varsamt!
  9. Testa din presentation och gör eventuellt tillägg av nyckelord. Fyll inte sidorna med mycket text, skapa hellre flera sidor.
  10. Skapa en dubblett av din presentation och fyll den med mer text om du behöver material för utskick efter din presentation.
Penna-illustration-maja-larsson-bildverkstan

Kunskapsbrev

Läs och lär om visuell kommunikation i ett brev som du får någon gång ibland.