Visualisera arbetsprocesser på online whiteboard

För dig som arbetar i tex Miro och önskar mer kunskap kring hur du kan utnyttja möjligheten att visualisera för att driva arbetsprocesser.

Du klickar på länken, öppnar dörren och kliver in

Du står framför en dörr du aldrig tidigare öppnat. Du sveper hastigt med blicken över dörrens yta. Du klickar på länken. Du trycker ner dörrhandtaget, öppnar dörren och kliver in. Och – du möts av något som alldeles omedelbart väcker känslor hos dig. Positiva eller negativa. Din digitala samarbetsyta är ett rum.

Jag vill mötas av en samarbetsyta som är…
  • välkomnande
  • tydlig
  • lugnt strukturerad
  • inspirerande
  • väl genomtänkt
  • väl genomarbetad
  • så långt det är möjligt, självförklarande

En tydlig, lugnt strukturerad, inspirerande och både väl genomtänkt och väl genomarbetad samarbetsyta kommer göra att alla deltagare känner sig välkomna, trygga i förväntningarna och därför också kan bidra med hela sin kapacitet och närmast direkt börja arbeta.

Jag vill inte mötas av en samarbetsyta som är…
  • slarvigt skapad
  • osorterad och rörig
  • plottrig av information
  • för detaljerad
  • för texttung

Motsatsen till den väl genomarbetade samarbetsytan är den röriga och slarvigt skapade. Innehållet är mycket skyndsamt utplacerat och tämligen osorterat. För mycket plottrig information trängs över ytan och kräver ett ständigt in och utzoomande samt scrollande hitan och ditan för att skapa någon form av förståelse. Pust och stånk! Du och dina deltagare slösar bort både värdefull tid och energi i att bara försöka hitta i röran.

Tiden ja, den du tänkte att du sparade när du stressade fram i förarbetet – den förlorar du istället ett steg längre fram i arbetsprocessen.

Du blir enkelt hemmablind – be om återkoppling

För dig som skapat ytan från start är det lätt att ta för givet att alla på en gång ska förstå vad som ska göras. Att det är självklart var saker finns, var man ska delta och lägga in till exempel idéer och förslag. Du blir enkelt hemmablind.

För att ge dig och deltagarna bästa förutsättningarna att lyckas med arbetet – be någon om återkoppling i god tid innan mötet. Justera eventuellt otydliga delar för att undvika missförstånd som kan sinka arbetet och eller försämra kvaliteten på det ni levererar.

Max två ord per post-it-lapp

Ibland möts jag av digitala mötesrum fullkomligt fullproppade med post-it-lappar. Även om du har olika färger på lapparna så kan ytan lätt bli svår att orientera sig över och texten omöjlig att ta till sig utan att återigen zooma in ordentligt. Ge lapparna en genomtänkt struktur och bakgrund att fästa mot och sätt regeln max två ord per lapp så blir det så mycket bättre.

Enkla ritade symboler ger dig överblicken

Fotografier kan i ett utzoomat läge vara svåra att se vad de föreställer och ger därför sällan en god överblick. Skapa istället enkla ritade symboler som utan att kräva att deltagarna zoomar in stödjer arbetet på ett fint sätt.

Symbolerna ger dig…
  • direkt igenkänning
  • stöd för tankearbete
  • stöd för samtal
  • stöd för minne
  • tillståndsskapande

Det tydliga och enkla, utan för många detaljer stödjer igenkänningen. Det ger en omedelbar tydlig överblick och en direkt igenkänning som kvickar upp arbetsprocessen. Dom enkla ritade symbolerna stödjer också tillståndsskapandet i rummet. Dom kan i sitt visuella uttryck till exempel tillföra energi, locka till delaktighet och öka engagemanget i en arbetsgrupp.

En mycket enkel idéskiss på hur ett eget producerat bildstöd i Miro skulle kunna se ut.

Grafiska bakgrundsplattor och nyckelord

Grafiska bakgrundsplattor kan i sin enkelhet ge arbetsytan en god struktur. Här kan innehåll enkelt sorteras upp och liksom ramas in. Bakgrundsplattorna ger dig möjlighet att skapa en innehållskarta.

Arbeta med nyckelord och korta instruktioner. Undvik långa textsjok och välj en större textstorlek. Zooma ut och testa, det är bra om så mycket som möjligt går att ta till sig även i utzoomat läge. Själva textarbetet lämpar sig bättre för en ordbehandlare vid sidan om och eller kanske i ett annat steg i arbetsprocessen.

Mänskliga handens avtryck

Du kan med fördel addera eget ritat material istället för att använda de färdiga mallarna som finns att tillgå. Mallarna är digitalt skapade, därför ofta stela och faktiskt alldeles för perfekta i sin form för att vara roliga att arbeta med. Jag är övertygad om att det “gör” något med oss. Det ger åtminstone ingen känsla av närhet utan påminner då snarare om avståndet som alltid finns mellan människa och maskin.

Se istället mallarna som inspiration för hur du kan strukturera innehåll och arbete. Översätt dom sedan till eget ritat material för att addera den mänskliga handens avtryck i den digitala miljön. Du skapar något unikt. Du lägger omsorg i arbetet och du kommer få igen det tusenfalt i ökat engagemang när du träffar din arbetsgrupp.

Mer inspiration på området

Mer inspiration på området hittar du i min text om dom färgkodade symbolerna jag tog fram för Hyper Island och Helsingborgs stads samarbete kopplat till H22.

Rita som språk

Läs och lär om visuell kommunikation i ett brev som du får någon gång ibland. Du vet väl att alla kan rita?